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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Jobzda GmbH
Bräuhausstraße 21, 4810 Gmunden, Österreich
E-Mail: kontakt@docanonym.com
Telefon: +43 660 19 59 444
UID: ATU71250914

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Bei Unternehmen einer gewissen Größe ist die Namhaftmachung eines Datenschutzbeauftragten nicht zwangsläufig notwendig.

2. Grundsatz

DocAnonym ermöglicht anonymen Ärzt:innen und medizinischen Einrichtungen den Kontakt. Ärztliche Profile werden strukturiert (Auswahlfelder, keine Freitext-Kliniknamen) geführt; Name und Telefonnummer eines Arztes/einer Ärztin werden nur dann sichtbar, wenn diese Person sich in einer konkreten Konversation aktiv gegenüber einem Arbeitgeber zu erkennen gibt. Die Anonymität setzt voraus, dass Ärzt:innen in ihren Angaben – insbesondere im Freitext – keine Informationen nennen, die Rückschlüsse auf ihre Person zulassen (z.B. Arbeits- oder Ausbildungsstätten, Patente, Preise oder Ehrungen); dafür sind sie selbst verantwortlich (siehe Nutzungsbedingungen). Dies und auch die Prüfung dieser Eingaben liegen immer in der Verantwortung des Eingebenden.

3. Welche Daten wir verarbeiten und warum

3.1 Registrierung & Profil (Ärzt:innen)

Bei der Registrierung: E-Mail-Adresse (Login, wird nie veröffentlicht), Passwort (nur als Hash gespeichert), sowie strukturierte Berufsangaben (akademischer Grad, Zulassungsstatus, Position, Berufserfahrung, Fachgebiete, gewünschte Einrichtungsart, Interesse an Honorararzt-/Vertretungstätigkeit, Land/Bundesland, optional Wunschregionen als Ort mit Umkreis), Werdegang (Jahre je Positionsstufe), Schwerpunkte/Subspezialisierungen sowie optional Geschlecht (ausschließlich für die Anrede in E-Mails, nicht im Katalog sichtbar) und ein optionaler Freitext. Optional und erst nach aktiver Freigabe in einer Konversation: echter Name und Telefonnummer. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – die Vermittlung ist ohne diese Angaben nicht möglich.

Optional können Ärzt:innen private Dokumente hochladen (Lebenslauf/Vita, Foto, Motivationsschreiben). Diese werden nie im Katalog angezeigt, außerhalb des öffentlich zugänglichen Bereichs gespeichert und einem Arbeitgeber nur dann zugänglich, wenn sich der Arzt/die Ärztin ihm gegenüber in einer konkreten Konversation zu erkennen gibt. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) durch Upload und gezielte Freigabe.

Jedes neue Arztprofil wird vor der ersten Sichtbarkeit im Katalog manuell durch uns geprüft und freigegeben (Qualitäts- und Missbrauchsschutz). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem seriösen, missbrauchsfreien Vermittlungsangebot.

3.2 Registrierung & Profil (Arbeitgeber)

Firmenname, Kontaktperson, E-Mail, Telefon, Adresse sowie – für die Rechnungsstellung – abweichende Rechnungsanschrift, Land und ggf. UID-Nr. Mehrere Login-Zugänge pro Firmenprofil sind möglich (Team-Funktion). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Rechnungsdaten zusätzlich rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Rechnungslegungsvorschriften).

Eine angegebene USt-IdNr. wird zur Prüfung der Steuerbehandlung (Reverse-Charge) automatisiert an den offiziellen VIES-Webservice der Europäischen Kommission übermittelt. Dies ist ein EU-Dienst; es erfolgt dabei keine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU/des EWR.

3.3 Stellen-Feeds & Stellenanzeigen

Arbeitgeber können optional einen strukturierten Stellen-Feed (RSS/Atom/JSON) ihrer Karriereseite hinterlegen. Dieser wird von uns manuell geprüft und erst nach Freigabe regelmäßig automatisiert abgerufen; die daraus übernommenen Stellenanzeigen (Titel, Ort, Link, Veröffentlichungsdatum) werden öffentlich im DocAnonym-Stellenbereich angezeigt. Es handelt sich dabei um Daten der Einrichtung, keine personenbezogenen Daten Dritter.

Mit dem Produkt „Employer-Branding“ können Arbeitgeber zusätzlich ein öffentliches Firmenprofil gestalten (Logo, Imagevideo, Bildergalerie, Texte, Benefits, Bewerbungsprozess sowie einen Ansprechpartner mit Name, E-Mail und Telefon). Diese Inhalte sind öffentlich abrufbar. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass er die Rechte an den Inhalten besitzt und – insbesondere beim Ansprechpartner und bei abgebildeten Personen – deren Einwilligung eingeholt hat (siehe Nutzungsbedingungen, Punkt 6). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3.4 Kommunikation zwischen Arzt/Ärztin und Arbeitgeber

Nachrichten und Dateianhänge innerhalb einer Konversation werden gespeichert, damit beide Seiten den Verlauf einsehen können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ärzt:innen und Arbeitgeber können zu jeder Konversation private Notizen und eine eigene Codierung hinterlegen sowie sie in Ordner (Posteingang, Archiv) verschieben oder in den Papierkorb legen. Notizen und Codierung sind nur für die jeweilige Seite sichtbar, nie für die Gegenseite. Im Arbeitgeber-Konto wird bei jeder Nachricht intern vermerkt, welche Person des Teams sie verfasst hat; für Ärzt:innen ist das nicht sichtbar. „Löschen“ blendet eine Konversation nur in der eigenen Ansicht aus (Papierkorb, wiederherstellbar); die Nachrichten bleiben gespeichert. Ist eine Nachricht länger als 48 Stunden unbeantwortet, erhält die andere Seite eine Erinnerungs-E-Mail ohne Nachrichteninhalt.

Admin-Einsicht: Autorisierte Mitarbeiter:innen von Jobzda GmbH können zu Zwecken der Missbrauchs- und Qualitätskontrolle sowie zur Klärung von Streitfällen auf Metadaten (wer mit wem, Anzahl Nachrichten, Zeitpunkt) und – bei begründetem Anlass – auch auf den vollständigen Nachrichteninhalt und Anhänge zugreifen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) am ordnungsgemäßen Betrieb der Plattform und an der Verhinderung von Missbrauch.

3.5 Rechnungsstellung

Zu jeder Buchung wird automatisch eine Rechnung erstellt und per E-Mail versendet (Firmenname, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. sofern vorhanden, Leistungsbeschreibung, Betrag). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsdauer.

3.6 Konto- und Nutzungsdaten, Cookies

Zur Anmeldung wird ein technisch notwendiges Session-Cookie (PHP-Standardsession) gesetzt; es dient ausschließlich dazu, eine Sitzung nach dem Login aufrechtzuerhalten, und wird nicht zu Tracking- oder Marketingzwecken verwendet. Es werden aktuell keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Drittanbieter-Tools (z.B. Google Analytics) eingesetzt. Fehlgeschlagene Login-Versuche werden zum Schutz vor automatisierten Angriffen (Brute-Force) kurzzeitig protokolliert (E-Mail/IP-Kombination, Zeitstempel).

3.7 Server-Logs

Beim Aufruf der Website erhebt der Hosting-Provider technisch bedingt Standard-Logdaten (u.a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Serverstandort ist Frankfurt, Deutschland.

3.8 Umkreissuche und Wunschregionen (Geocoding)

Bei der Umkreissuche im öffentlichen Stellenbereich wird die von Ihnen eingegebene Ortsangabe (z.B. PLZ oder Stadtname) an den kostenlosen, öffentlichen Geocoding-Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation übermittelt, um daraus Koordinaten für die Umkreisberechnung zu ermitteln. Übertragen werden dabei ausschließlich die eingegebene Ortsangabe sowie technisch notwendige Verbindungsdaten, keine Konto- oder sonstigen personenbezogenen Daten. Ergebnisse werden zur Lastreduktion zwischengespeichert. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer funktionsfähigen Umkreissuche.

Dasselbe gilt für die Umkreissuche im Ärzte-Katalog (Ortsangabe des suchenden Arbeitgebers) und für Wunschregionen, die Ärzt:innen in ihrem Profil angeben: Die eingegebene Ortsangabe wird einmalig an Nominatim übermittelt, um Koordinaten und den Ortsnamen zu ermitteln. Gespeichert werden der erkannte Ortsname, die Koordinaten dieses Ortes und der gewählte Umkreis; angezeigt wird nur der Ortsname (z.B. „Raum Stuttgart, 25 km“), nicht die Eingabe. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3.9 Rabattcodes & Gratistest

Löst ein Arbeitgeber bei einer Buchung einen Rabatt- oder Gratistest-Code ein, wird dieser Code zusammen mit der Mitgliedschaft gespeichert – ausschließlich zur Nachvollziehbarkeit der Buchung und zur Durchsetzung der Einmal-Einlösung je Arbeitgeber und Produkt. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), siehe auch 3.5.

3.10 Profilaufrufe-Statistik & Bewerbungen

Öffnet ein Arbeitgeber mit aktivem Kommunikationszugang ein konkretes Arztprofil, wird dies (welcher Arbeitgeber, welches Profil, Zeitpunkt) gespeichert, um Ärzt:innen und Arbeitgebern eine Nutzungsstatistik (z.B. Anzahl angesehener Profile) anzuzeigen. Bewirbt sich ein Arzt/eine Ärztin über die Plattform strukturiert auf eine Stellenanzeige, wird diese Bewerbung dem Arbeitgeber zugeordnet gespeichert. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Nutzungsstatistik (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

3.11 Rezensionen/Stimmen auf der öffentlichen Startseite

Auf der öffentlichen Seite können ausgewählte Stimmen zufriedener Kund:innen (Zitat, Name, Funktion, Organisation, optional Foto) veröffentlicht werden. Diese Inhalte werden von uns redaktionell gepflegt; die Veröffentlichung erfolgt nur mit Einwilligung der jeweils zitierten Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft. Weitergabe erfolgt nur an: den Hosting-Provider (technischer Betrieb, bei Hostinger.at), den offiziellen VIES-Dienst der EU-Kommission (nur USt-IdNr.-Prüfung, siehe 3.2), den Geocoding-Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (nur Ortsangabe bei der Umkreissuche, siehe 3.8), sowie an Behörden, soweit gesetzlich verpflichtend (z.B. Finanzverwaltung). E-Mail-Versand (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Freigabe-Benachrichtigung, Erinnerungen, Rechnungen, Team-Einladungen) erfolgt aktuell über den serverseitigen Standard-Mailversand, nicht über einen externen E-Mail-Dienstleister.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Die bei der Umkreis-Stellensuche eingegebene Ortsangabe wird zur Koordinatenermittlung an die OpenStreetMap Foundation mit Sitz im Vereinigten Königreich übermittelt (siehe 3.8). Das Vereinigte Königreich gilt aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission als Land mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau; eine gesonderte Garantie (z.B. Standardvertragsklauseln) ist daher nicht erforderlich. Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nach aktuellem Stand nicht statt.

6. Speicherdauer

Konto- und Profildaten werden gespeichert, solange das Konto besteht. Bei Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht bzw. anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (insbesondere Rechnungsdaten, siehe 3.5). Nachrichteninhalte bleiben Bestandteil der jeweiligen Konversation, solange mindestens eines der beiden beteiligten Konten besteht. Das „Löschen“ einer Konversation durch eine Seite (Papierkorb) entfernt die Nachrichten nicht, sondern blendet sie nur in deren Ansicht aus.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen (z.B. bei der Registrierung) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an kontakt@docanonym.com.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) als für den Verantwortlichen zuständige Behörde.

8. Datensicherheit

Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, nie im Klartext. Formulare sind durch ein CSRF-Schutzverfahren abgesichert. Private Uploads (Dokumente der Ärzt:innen, Nachrichten-Anhänge, Rechnungen) liegen außerhalb des öffentlich zugänglichen Bereichs und werden nur nach Berechtigungsprüfung ausgeliefert. Die Seite leitet unverschlüsselte Aufrufe auf https um. Der Admin-Bereich ist durch ein gesondertes, separates Passwort geschützt.

9. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald sich die verarbeiteten Daten oder Zwecke durch neue Funktionen ändern (z.B. bei Einführung eines Zahlungsanbieters oder eines E-Mail-Benachrichtigungsdienstes).